Integração: a primeira fase da automação
Introdução à Integração
O meu colega Toon e eu discutimos recentemente o que chamámos de fases da automação com Deborah Corn do Print Media Centr. Deborah chamou a isto de “Manual Madness to Automation Nirvana” (Da Loucura Manual ao Nirvana da Automação).
Falamos sobre o papel crescente do CSR no processo de integração, as ferramentas disponíveis e como começar por automatizar as pequenas tarefas manuais que, coletivamente, criam grandes gargalos.
Pode ouvir o podcast aqui.
Mas mesmo dividindo o processo em fases, ainda é um tópico muito amplo, com muitas fases intermediárias e pouco aconselhamento prático sobre como começar e melhorar. É muito difícil enfiar toda essa informação num podcast de 20 minutos.
Portanto, decidimos abordar este tópico durante alguns meses e vamos publicar uma série de postagens de blog e artigos sobre como começar, como medir e como melhorar a receção de ficheiros e o tempo que leva para colocar um trabalho realmente em produção. Com este post, quero iniciar a série olhando para trás e vendo de onde viemos.
A arte de colocar um trabalho em produção
Esta tarefa, como a maioria das outras tarefas na indústria, mudou muito ao longo dos anos com a revolução da publicação digital/de secretária. Os dias em que alguém chegava com uma pasta de trabalho física cheia de filmes, chapas ou até mesmo pranchas de arte já se foram há muito.
As primeiras mudanças começaram a acontecer com trabalhos que chegavam em disquetes ou drives SyQuest (lembra-se delas?). Estes continham documentos nativos como Quark Xpress, Freehand, Illustrator, PageMaker e todos os seus ativos associados como imagens, gráficos e fontes.
Naquela época, era tarefa da pré-impressão pegar os dados, guardá-los num servidor de ficheiros e depois reportar à produção se os dados fornecidos estavam completos e se correspondiam ao trabalho cotado. O que, claro, normalmente não acontecia. Sem mencionar se os ficheiros precisavam de manipulação para imprimir corretamente.
Nos primeiros dias, o software de pré-verificação simplesmente não existia, por isso era uma tarefa especializada para um operador de pré-impressão dissecar um ficheiro e as suas partes componentes, verificar se iria imprimir como pretendido e depois reportar ao Serviço ao Cliente ou à Produção.
À medida que a tecnologia progrediu, a transferência de dados de trabalhos mudou de dispositivos de armazenamento móveis para métodos de transferência de dados como ISDN, e posteriormente para email e outras inúmeras formas de entrega que temos hoje. As provas e saídas em papel do cliente, visualizando como o trabalho deveria ficar, também desapareceram com a entrega eletrónica.
Se olharmos para a situação atual e a compararmos com aqueles tempos, a indústria é muito diferente e as expectativas dos clientes também são muito diferentes.
A entrega de ficheiros nativos ainda acontece, mas falando com os nossos clientes, agora está reduzida para entre 20-30% dos trabalhos para alguns deles, com muitos clientes a insistir e receber quase 100% de ficheiros PDF.
Os ficheiros PDF não são usados apenas para publicação e impressão comercial como eram antes, mas agora são comuns em todas as formas de produção de impressão, nomeadamente em grande formato, rótulos e cada vez mais em embalagens.
O processo de integração de trabalhos
As tarefas são: receber um trabalho, verificá-lo, assegurar que corresponde à cotação, resolver quaisquer inconsistências e depois colocar o trabalho em produção o mais rápido possível. Isto é reconhecido como um grande gargalo para muitas empresas de impressão.
A tarefa em si não mudou realmente; os processos são os mesmos. É o ambiente de produção ao redor que mudou e agora exige que este processo seja rápido, eficiente e, de preferência, automatizado.
As impressoras hoje são muito mais rápidas do que antes, com tempos de preparação relâmpago controlados e geridos por software. Muitas impressoras são agora dispositivos digitais, o que significa que a função de pré-impressão e o tempo para impressão são muito mais rápidos, sem a necessidade de preparar filmes ou chapas de impressão.
Além disso, os próprios trabalhos mudaram, as tiragens são menores e isso significa que, para alimentar impressoras ávidas, é necessário haver mais trabalhos e estes precisam de chegar à impressão mais rapidamente.
E, finalmente, as margens nos trabalhos são menores. A precificação é muito competitiva na maioria dos mercados, o que significa que a produção precisa de ter um número mínimo de pontos de contato humano para ser eficiente.
Os Pontos de Dor
Então, quais são os pontos de dor que ouvimos dos clientes da Enfocus?
É realmente tudo sobre velocidade e eficiência.
- Todo o processo demora muito tempo.
- É demasiado manual.
- Tarefas que na verdade demoram pouco tempo, demoram muito porque ninguém está disponível para as fazer.
- É um processo que consome tempo e dinheiro, mas não se pode realmente cobrar por ele ou cobrar extra quando há muitos problemas.
- Algumas das tarefas são laboriosas e repetitivas.
- Os clientes não recebem uma resposta atempada e, quando recebem, nem sempre é positiva.
Curiosamente, uma apresentação recente da Heidelberg mostrou que 55% do tempo necessário para produzir um trabalho é tipicamente gasto antes da impressão. Colocar um trabalho em produção é um grande contribuinte para esta percentagem.
Onde começa a solução
Provavelmente imagina que melhorar este processo vai ser complexo, mas nem sempre é assim. Em primeiro lugar, tem de saber onde está, e depois tem de planear como chegar onde quer estar, ou pelo menos ao primeiro estágio de onde quer estar.
Ganhos rápidos podem ser implementados facilmente e nem sempre requerem algum investimento. A automação é o caminho a seguir para aumentar a eficiência e produzir poupanças tanto em tempo quanto em dinheiro.
Portanto, se este post lhe parece familiar, se é um impressor que está a lutar para competir; se tem problemas em fazer os trabalhos passarem pela porta e entrarem em produção de forma atempada; se tem muitos processos manuais, zero automação e sabe que precisa de melhorar.
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