A Drukkerij Bredewold, uma gráfica sediada nos Países Baixos, enfrentava um desafio comum: o seu centro de impressão operava sob constante pressão, bloqueado por processos manuais de entrada e gestão de encomendas. O Diretor-Geral, Jeika Bredewold, partilha como a implementação de um fluxo de trabalho automatizado com Enfocus Switch e GrafiStore transformou o caos em controlo — aumentando a eficiência, melhorando a satisfação dos clientes e tornando o trabalho novamente agradável.
O Problema: Caos nas Encomendas e a Pressão do Status Quo
Antes da automação, o cenário na Drukkerij Bredewold era marcado por atrasos constantes. Jeika Bredewold recorda que, nos primeiros tempos na empresa, o sinal mais evidente da ineficiência eram as grandes “sacolas de encomendas” espalhadas pelo chão — onde os trabalhos aguardavam processamento durante dois a três dias.
Este processo manual criava enorme pressão no ambiente produtivo. Enquanto as máquinas de impressão estavam prontas a funcionar, o front office lutava para preparar os trabalhos, gerando um ciclo de stress onde a equipa de produção tinha de correr constantemente para recuperar o tempo perdido.
Os maiores problemas surgiam nos trabalhos diários de elevado volume e sensíveis ao tempo, como os anúncios de nascimento (geboortekaarten), que tinham uma hora limite rigorosa: os ficheiros tinham de estar na gráfica até às 13h para serem impressos e enviados no mesmo dia. Este fluxo era um ponto diário de tensão para toda a equipa.
Foi então que Bredewold percebeu: “Isto tinha de mudar.”
Precisavam de uma solução que eliminasse o processo manual que lhes estava a custar tempo e dinheiro.
A Solução: Uma Fábrica Automatizada e Sem Intervenção Manual
A Drukkerij Bredewold colaborou com a Enfocus para integrar o Switch com o seu sistema MIS/ERP (GrafiStore), criando três fluxos de trabalho automatizados adaptados ao seu volume de encomendas:
1. O Fluxo Instantâneo (20% do Volume Total)
O nível máximo de automação — sem qualquer intervenção humana — projetado para os trabalhos diários de grande volume, como anúncios de nascimento.
“No momento em que o cliente faz a encomenda no webshop, ela entra automaticamente na organização e vai diretamente para a prensa com todos os dados corretos.”
Neste segmento, o Switch eliminou por completo a entrada manual de dados e o tratamento de ficheiros. Os operadores passam imediatamente para a produção, garantindo que o prazo crítico do envio no mesmo dia é sempre cumprido.
2. O Fluxo dos Portais Web
Para projetos maiores e mais complexos que chegam através de vários portais, o Switch gere toda a logística dos ficheiros.
Embora exista ainda um pequeno passo manual para planeamento estratégico, a equipa já não precisa de procurar ficheiros.
3. O Fluxo Tradicional (50% do Volume)
Mesmo as encomendas tradicionais — enviadas por e-mail ou métodos não integrados — são encaminhadas para o Switch. Aqui, o software atua como um hub central, oferecendo visibilidade total:
“Podemos ver exatamente onde está cada encomenda.”
Os Resultados: Fiabilidade, Capacidade e Colaboradores Mais Felizes
A implementação do Enfocus Switch proporcionou várias transformações importantes:
1. Fiabilidade Inestimável
Bredewold explica que, se o sistema de fluxos falhasse, haveria “caos” imediato — as encomendas ficariam “perdidas na empresa”.
Isto prova que o sistema automatizado não é um luxo, mas sim a espinha dorsal essencial do negócio.
2. Capacidade Aumentou Drasticamente
Com a eliminação da intervenção manual, a empresa ganhou capacidade real.
Durante os meses mais movimentados (novembro e dezembro), a gráfica lidou com um aumento “extremo” de volume — sem qualquer esforço adicional.
Hoje, conseguem processar muito mais encomendas sem atingir o limite de produção.
3. Controlo de Custos e Competitividade
A filosofia de Bredewold é simples:
“As mãos têm de estar fora do processo.”
Ao eliminar cada ponto de contacto manual, reduzem custos operacionais e mantêm preços competitivos, oferecendo ao mesmo tempo rapidez e serviço premium.
4. Maior Satisfação no Trabalho
A automação não beneficiou apenas a empresa — beneficiou também os colaboradores.
Pequenos detalhes, como a ligação automática ao Send Cloud ou a eliminação da necessidade de digitar etiquetas de envio PostNL, reduziram tarefas repetitivas e frustrantes.
“O trabalho torna-se divertido para toda a gente”, afirma Jeika Bredewold.
“É muito importante para nós que as nossas pessoas estejam bem.”
Pronto para Eliminar o Caos nas Encomendas?
A Drukkerij Bredewold provou que o caminho para maior velocidade, mais capacidade e menos stress passa pela automação.
Saiba como o Enfocus Switch pode transformar o seu fluxo de trabalho — de espera e procura para produção instantânea e fiável.
