Os fluxos de trabalho de packaging podem prolongar-se durante semanas ou meses, mas isso raramente acontece porque o artwork demora todo esse tempo a ser criado.
Grande parte do tempo perde-se entre tarefas.
Uma decisão fica pendente noutra equipa. Falta encontrar uma informação. Uma correção só chega alguns dias depois. Uma aprovação ainda não foi concluída. E, entretanto, alguém precisa de perceber qual é o próximo passo.
No seu mais recente artigo, Chris Janczar, Product Offering Manager da Esko, analisa como workflows conectados, automação, Inteligência Artificial e verificações contínuas podem ajudar a reduzir estes períodos de espera e a manter os projetos de packaging em movimento.
Porque demoram tanto os projetos de packaging?
Um projeto de packaging envolve muito mais do que criar ou alterar um ficheiro de artwork.
Ao longo do processo, várias equipas podem precisar de fornecer informação, tomar decisões, rever conteúdos e aprovar alterações.
Marketing, design, regulamentação, pré-impressão, produção e outros intervenientes podem participar em diferentes fases do projeto.
O tempo total resulta, por isso, não apenas da duração de cada tarefa, mas também do tempo que a informação, as decisões e as correções permanecem à espera entre pessoas, departamentos e sistemas.
O problema nem sempre está na execução
A automação e a Inteligência Artificial podem acelerar tarefas específicas.
Podem, por exemplo, apoiar processos relacionados com interpretação de alterações, atualização de artwork ou verificações de qualidade e conformidade.
Mas existe outro problema menos visível.
Uma tarefa que demora apenas alguns minutos pode ficar vários dias numa fila à espera que alguém a execute.
Por isso, reduzir o tempo entre o briefing e o artwork aprovado exige atuar em duas frentes:
- executar determinadas tarefas mais rapidamente;
- reduzir o tempo de espera entre essas tarefas.
É precisamente nesta segunda componente que existe uma oportunidade importante de otimização.
Packaging é uma cadeia conectada de decisões
Um projeto de packaging depende de várias informações e decisões interligadas.
Antes de um artwork poder avançar, é necessário garantir que os dados provenientes das etapas anteriores estão corretos, completos e consistentes.
Se uma informação estiver em falta, todo o processo pode ficar condicionado.
É por isso que os fluxos de trabalho de packaging conectados assumem cada vez mais importância.
Quando pessoas, tarefas, informação, revisões, aprovações e sistemas conseguem trabalhar de forma coordenada, torna-se mais fácil perceber:
- em que ponto está cada projeto;
- quem é responsável pela próxima ação;
- que informação ainda está em falta;
- que tarefas já foram concluídas;
- quais são as condições necessárias para o trabalho avançar.
Automatizar a passagem de informação entre equipas
Um dos objetivos da automação é reduzir a dependência da transferência manual de informação.
No artigo, a Esko apresenta o WebCenter como uma camada de coordenação dos processos de packaging, permitindo ligar workflows, tarefas, informação, revisões, aprovações e outros sistemas empresariais.
Com processos estruturados, é possível definir campos obrigatórios, encaminhar tarefas automaticamente e verificar determinadas condições do projeto antes de permitir que o trabalho avance.
Isto ajuda a evitar situações em que uma equipa apenas descobre mais tarde que faltava uma informação necessária numa fase anterior.
Identificar problemas enquanto o trabalho ainda está em curso
Outro ponto importante é o momento em que os erros são identificados.
Quando uma inconsistência é descoberta vários dias depois de o artwork ter sido trabalhado, é necessário voltar a contactar a pessoa responsável, recuperar o contexto e efetuar uma nova correção.
Uma alteração que poderia demorar poucos minutos acaba assim por acrescentar dias ao projeto.
A abordagem apresentada pela Esko procura trazer determinadas verificações para mais perto do momento em que o trabalho está a ser realizado.
Verificações contínuas de artwork
A Esko refere o Verify Comply como uma solução para verificar artwork de acordo com regras previamente configuradas.
Estas verificações podem incluir, por exemplo, a presença de determinados conteúdos ou a validação de requisitos definidos no processo.
A Inteligência Artificial pode também apoiar a identificação de conteúdo presente no artwork e a comparação com informação de referência.
O objetivo é devolver resultados mais rapidamente para que a pessoa responsável possa avaliar e, quando necessário, corrigir o ficheiro enquanto ainda está envolvida no projeto.
Menos esperas e menos transferências desnecessárias
Um dos principais obstáculos à eficiência dos fluxos de trabalho não está necessariamente numa tarefa complexa.
Pode estar numa sequência de pequenos atrasos.
Uma informação que precisa de ser solicitada, uma aprovação que não foi encaminhada automaticamente ou uma correção que regressa demasiado tarde podem aumentar significativamente o tempo total de um projeto.
Ao conectar processos e automatizar determinadas etapas administrativas, torna-se possível reduzir parte destas interrupções.
As equipas podem, assim, dedicar mais tempo às tarefas onde a experiência e o conhecimento humano são realmente necessários.
Qual é o papel da Inteligência Artificial?
A utilização de IA nos fluxos de trabalho de packaging não significa retirar às pessoas a responsabilidade pelas decisões.
Chris Janczar destaca precisamente que continuam a existir áreas onde o julgamento humano é fundamental, incluindo decisões de design, interpretação regulamentar, situações excecionais e aprovação final.
A oportunidade está em utilizar tecnologia para reduzir tarefas administrativas repetitivas, procurar informação, encaminhar processos e realizar determinadas verificações.
Desta forma, os profissionais podem concentrar uma maior parte do seu tempo nas atividades de maior valor.
Velocidade e qualidade podem evoluir em conjunto
Acelerar um processo de packaging não deve significar eliminar etapas importantes de controlo.
O objetivo é reduzir espera, ambiguidade, tarefas administrativas repetitivas e a descoberta tardia de problemas.
Ao combinar workflows conectados, automação, verificações e intervenção humana, torna-se possível criar processos mais consistentes e manter a informação em movimento ao longo de todo o projeto.
Para as empresas, isto pode significar menos revisões desnecessárias, menos retrabalho e uma utilização mais eficiente do tempo das equipas.
Do briefing ao artwork aprovado em dias, não em meses
Reduzir significativamente o tempo necessário para desenvolver packaging não depende apenas de trabalhar mais depressa.
Depende de eliminar os períodos em que o trabalho simplesmente não está a avançar.
O desafio passa por conectar pessoas, informação, artwork, aprovações e sistemas para que cada etapa possa acontecer no momento certo.
No artigo “From Brief to Approved Artwork in Days, Not Months”, Chris Janczar aprofunda a forma como a Esko aborda esta transformação através de workflows conectados, automação, IA e verificações contínuas.
Leia o artigo completo da Esko:
https://ow.ly/Oelq50ZL2eg
Torne os seus fluxos de trabalho de packaging mais eficientes
A Induquimica acompanha empresas dos setores gráfico e de packaging na identificação de soluções tecnológicas que permitem automatizar processos, melhorar o controlo dos projetos e otimizar os fluxos de trabalho.
Se pretende perceber como estas soluções podem ser aplicadas ao seu ambiente de produção, fale com a nossa equipa.
Perguntas Frequentes
O que são fluxos de trabalho de packaging?
São os processos que coordenam as diferentes etapas necessárias para desenvolver e aprovar uma embalagem, incluindo informação, artwork, revisões, alterações, verificações e aprovações.
Porque é que um projeto de packaging pode demorar tanto tempo?
O tempo não resulta apenas da execução das tarefas. Uma parte significativa pode estar associada à espera por informações, decisões, correções e aprovações entre diferentes equipas e sistemas.
Como pode a automação melhorar os fluxos de trabalho de packaging?
A automação pode apoiar o encaminhamento de tarefas, verificar a existência de informação necessária e reduzir determinadas transferências manuais entre equipas.
Qual é o papel da IA nos processos de artwork?
Segundo a Esko, a Inteligência Artificial pode apoiar determinadas tarefas, incluindo a identificação de conteúdo e verificações relacionadas com artwork. As decisões que exigem interpretação e julgamento continuam a depender das pessoas.
O que são verificações contínuas de artwork?
São verificações realizadas durante o próprio fluxo de trabalho, em vez de depender exclusivamente de uma validação no final do processo. O objetivo é identificar potenciais problemas enquanto as equipas ainda estão a trabalhar no projeto.
Onde posso saber mais sobre workflows de packaging?
A Esko aborda este tema no artigo de Chris Janczar, que analisa como workflows conectados, automação, IA e verificações contínuas podem ajudar a reduzir o tempo entre o briefing e a aprovação do artwork.